好印象！電話のマナー

こんにちは、たろろんです。

今日は、電話の掛け方、受けかたについて記載をいたします。よろしくお願いいたします。

電話のかけ方、受け方がわからない

社会人一年生の方は、電話の対応に慣れずに苦労されているみたいです。LINEやメールなどの普及もあり、電話をかけることが少ないみたいですね。

私が電話を受けるとき、慣れている人の話し方は、心地よいですし、最後まで話を聞いてあげようという気すらおきます。

入社して、先輩に教わることがあると思いますが、補足的に覚書程度に読んでいただけたら幸いです。ぜひ実践してみてください。

相手への配慮

掛けるにしても、受けるにしても相手の立場に立って電話を掛けましょう。相手も仕事中で忙しいはずですから、相手の配慮が必須です。あまりしつこいと嫌がられますし、ぶっきらぼうに話すと失礼な奴だと悪い印象になります。

まず、掛け方としては、自分の名を名乗りますね。

顧客への電話の場合

私、〇〇会社の〇〇と申します。いつもお世話になっております。お忙しいところ恐れ入りますが、〇〇様は、おてすきでいらっしゃいますか？

と、伝えます。

不在の場合

かしこまりました。それでは、何時ころお戻りになるか、お分かりですか？（相手方より時間を聞いたら）そうしましたら、その頃にまたお電話差し上げます。

電話を受ける場合

お電話ありがとうございます。〇〇会社の〇〇です。

電話を取り継ぐ場合

かしこまりました。ただ今おつなぎしますので少々お待ちくださいませ。

取り継ぐ相手が不在の時

申し訳ございません。あいにく〇〇は〇〇のため〇時まで不在でございます。よろしければ折り返しお電話差し上げますがいかがいたしましょうか？（いつ頃お電話を差し上げてよいかも聞いておく）

不在の同僚に伝える情報

お客様のお名前、所属、電話番号

用件

いつまでに電話をするか

何日の何時に電話を受けたか など

相手のデスクなど、目立つところに付箋などを置いておきましょう。

まとめ

今回は、電話掛ける時の基本となる部分を記載しました。これからも記載していきたいと思います。相手に好印象を持ってもらうように明るく元気に話すと良いでしょう。電話は顔が見えない分、声が非常に重要になります。声のトーンや抑揚にも気をつけると好印象になります！

電話といえ、顧客との重要なツールです。信頼関係を築くためにも、おろそかにせず丁寧に対応するように心がけましょう！

参考になれば幸いです。

それではまた。